TẠO SƠ ĐỒ TỔ CHỨC

Tại màn hình, chọn Hồ sơ - Thiết lập - Sơ đồ tổ chức, hệ thống hiển thị màn hình cho phép thiết lập Sơ đồ tổ chức 

Để tạo tên Công ty (Tập đoàn hoặc Công ty mẹ): Chọn thêm mới và điền các thông tin cần thiết (dấu * là trường hợp thông tin bắt buộc) sau đó chọn "Lưu"

Để tạo Phòng ban trực thuộc Công ty vừa tạo (hoặc Công ty con), click chọn Công ty mẹ phía bên trái màn hình sau đó chọn <Thêm>, nhập các thông tin của Phòng ban hoặc Công ty con rồi chọn <Lưu>.

Để chọn người quản lý (người có quyền Phê duyệt đơn đăng ký đi muộn/về sớm, đăng ký nghỉ, đăng ký làm thêm giờ): chọn Công ty/Phòng ban  – chọn “Sửa”. Tại phần người quản lý, tìm kiếm và lựa chọn người quản lý – chọn “Lưu”.

TẠO NHÓM CHỨC DANH 

Tại màn hình, chọn Hồ sơ - Danh mục, sau đó chọn Nhóm chức danh, hệ thống hiển thị màn hình quản lý danh sách các nhóm chức danh. Tại đây, người dùng có thể thêm mới, chỉnh sửa hoặc khóa hiệu lực các nhóm chức danh.

Tại màn hình danh sách nhóm chức danh, ấn nút <Thêm> trên thanh công cụ, hệ thống cho phép thêm mới nhóm chức danh.      

Sau khi nhập đầy đủ thông tin các trường, ấn nút <Lưu> để lưu thông tin vào hệ thống

TẠO CHỨC DANH 

Tại màn hình, chọn Hồ sơ - Danh mục, sau đó chọn Chức danh. Tại đây, người dùng có thể thêm mới, chỉnh sửa hoặc khóa hiệu lực các chức danh.

Tại màn hình danh sách chức danh, ấn nút <Thêm> trên thanh công cụ, hệ thống hiển thị màn hình thêm mới chức danh.
Sau khi nhập đầy đủ thông tin các trường cần thiết, nhấn nút <Lưu> để lưu thông tin vào hệ thống

Tại màn hình, chọn Hồ sơ - Thiết lập - Sơ đồ tổ chức, hệ thống hiển thị màn hình cho phép thiết lập Sơ đồ tổ chức. 

Để tạo tên Công ty (Tập đoàn hoặc Công ty mẹ): Chọn thêm mới và điền các thông tin cần thiết (dấu * là trường thông tin bắt buộc) sau đó chọn “Lưu”. 

Để tạo Phòng ban trực thuộc Công ty vừa tạo (hoặc Công ty con), click chọn Công ty mẹ phía bên trái màn hình sau đó chọn <Thêm>, nhập các thông tin của Phòng ban hoặc Công ty con rồi chọn <Lưu>. 

Để chọn người quản lý (người có quyền Phê duyệt đơn đăng ký đi muộn/về sớm, đăng ký nghỉ, đăng ký OT (làm thêm giờ)): chọn Công ty/Phòng ban  – chọn “Sửa”. Tại phần người quản lý, tìm kiếm và lựa chọn người quản lý – chọn “Lưu”. 

TỔNG QUAN VỀ NHÂN SỰ

Quản lý nhân sự là các công tác quản lý, khai thác, sử dụng nguồn lao động của một doanh nghiệp, tổ chức một cách hiệu quả và hợp lý. Quản lý nhân sự chưa bao giờ là công việc dễ dàng cho những người làm công tác quản lý bởi sự phức tạp cũng như sự ảnh hưởng to lớn của nó đến sự phát triển doanh nghiệp.

Bạn có đang mất nhiều thời gian, công sức cho việc quản lý và tìm kiếm hồ sơ của nhân viên? Không những thế mỗi ngày bạn phải tiếp nhận hàng loạt hồ sơ cần xử lý. Vậy làm thế nào để giải quyết cùng lúc những vấn đề này? Đừng lo lắng khi giờ đây đã có Core – phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự tự động, là giải pháp quản dữ liệu hiệu quả trong thời công nghệ số 4.0.

Core giúp nhân sự có thể lưu trữ, quản lý thông tin của nhân viên một cách khoa học, dễ dàng tìm kiếm và tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc:

Quản lý toàn diện thông tin nhân sự từ ngày làm việc cho đến khi nghỉ việc: Với phần mềm quản lý nhân sự, bạn có thể dễ dàng quản lý hàng trăm, hàng nghìn nhân sự theo phòng ban, quản lý tình trạng hợp đồng, quá trình công tác – chức vụ, diễn biến lương, phép năm, khen thưởng, kỷ luật,… Quản lý gia hạn và in hợp đồng hàng loạt: giúp nhân sự có thể quản lý và thống kê được các hợp đồng sắp hết hạn, hoặc đến hạn ký hợp đồng tiếp theo. Phần mềm cho phép tạo hợp đồng mới và in hợp đồng hàng loạt cho nhiều người cùng 1 lúc dễ dàng.

Quản lý đăng ký các chế độ xin nghỉ: Cho phép người lao động đăng ký các chế độ nghỉ phép, nghỉ ốm, thai sản… và đăng ký chế độ đi làm ưu tiên như: con nhỏ, việc đặc biệt… Từ đó, nhân sự có thể kết nối trực tiếp đến phân hệ quản lý chấm công để có thể quản lý thông tin ra vào của lao động theo từng ngày.

Quản lý thông tin phép năm: Thống kê chi tiết số phép được hưởng, số phép đã sử dụng, số phép còn lại của nhân viên…. Ngoài ra, phần mềm còn có tính năng hủy phép tồn, tính lại phép năm trước và thanh lý phép năm đảm bảo quyền lợi cho người lao động.

1.    TẠO HỒ SƠ NHÂN VIÊN

Tại màn hình, chọn Hồ sơ - Nghiệp vụ - Hồ sơ nhân viên

Tại màn hình danh sách hồ sơ nhân viên, ấn nút <Thêm> trên thanh công cụ, hệ thống cho phép tạo mới thông tin như sau:

Sau khi điền đầy đủ thông tin các trường, người dùng ấn nút <Lưu> trên thanh công cụ để lưu thông tin vào hệ thống.

2.    IMPORT HỒ SƠ NHÂN VIÊN 

Để cập nhật dữ liệu của nhân sự lên phần mềm từ file excel, người dùng có thể sử dụng chức năng Import Hồ sơ nhân viên. 
Tại màn hình hồ sơ nhân viên, chọn “Mẫu file Import” để tải về file mẫu. Nhập đầy đủ thông tin vào file mẫu theo đúng định dạng quy định rồi chọn “Nhập file” để Nhập các thông tin hồ sơ nhân sự từ file vừa hoàn thiện.

1.    TẠO QUYẾT ĐỊNH THAY ĐỔI THÔNG TIN NHÂN SỰ 

Tại màn hình, chọn Hồ sơ - Nghiệp vụ, chọn Quyết định thay đổi thông tin nhân sự, hệ thống hiển thị màn hình quản lý các Quyết định thay đổi thông tin nhân sự. Nhấn nút <Thêm> ở góc phải màn hình để tạo quyết định mới.

Sau khi nhập đầy đủ các trường thông tin cần thiết, chọn loại quyết định muốn tạo, người dùng ấn nút <Lưu> trên màn hình để lưu thông tin vào hệ thống.

2.    TẠO THÔNG TIN KHEN THƯỞNG

Tại màn hình, chọn Hồ sơ - Nghiệp vụ - Thông tin Khen thưởng, hệ thống sẽ hiển thị màn hình quản lý các quyết định Khen thưởng. Ấn chọn nút <Thêm> ở góc phải màn hình để tạo mới Thông tin khen thưởng. 

Nhập đầy đủ các thông tin cần thiết để tạo quyết định khen thưởng và chọn <Lưu> để hệ thống ghi nhận dữ liệu.

3.    TẠO THÔNG TIN KÝ LUÂT 

Tại màn hình, chọn Hồ sơ - Nghiệp vụ - Thông tin Kỷ luật, hệ thống sẽ hiển thị màn hình quản lý các quyết định kỷ luật. Ấn chọn nút <Thêm> ở góc phải màn hình. 

Nhập đầy đủ các thông tin cần thiết để tạo mới quyết định kỷ luật và chọn <Lưu> để hệ thống ghi nhận dữ liệu.

4.    TẠO THÔNG TIN NGHỈ VIỆC 

Tại màn hình, chọn Hồ sơ - Nghiệp vụ, sau đó chọn Thông tin nghỉ việc, hệ thống sẽ hiển thị màn hình quản lý các quyết định nghỉ việc. 

Chọn nút <Thêm> ở góc phải màn hình. Hệ thống hiển thị màn hình cho phép thêm mới Thông tin nghỉ việc. Sau khi điền đầy đủ thông tin các trường, ấn nút <Lưu> trên màn hình để lưu lại thông tin vào hệ thống.

Kể từ ngày Quyết định nghỉ việc có hiệu lực, Hồ sơ nhân việc tại màn hình “Hồ sơ nhân viên” sẽ chuyển sang trạng thái “Nghỉ việc”.

 

1.    TẠO LOẠI HỢP ĐỒNG

Tại màn hình, chọn Hồ sơ - Danh mục, sau đó chọn <Loại hợp đồng>. Hệ thống sẽ hiển thị màn hình quản lý loại hợp đồng. Tại màn hình này, người dùng có thể thêm mới, sửa hoặc khóa/mở hiệu lực của loại hợp đồng.
 

Sau đó, ấn nút <Thêm> trên thanh công cụ, điền đầy đủ thông tin các trường để tạo loại hợp đồng mới, ấn nút <Lưu> trên màn hình để thực hiện lưu dữ liệu vào hệ thống.

2.    TẠO HỢP ĐỒNG NHÂN VIÊN 

Tại màn hình, chọn Hồ sơ - Nghiệp vụ, sau đó chọn Thông tin hợp đồng.

Tại màn hình danh sách hợp đồng, ấn nút <Thêm> trên thanh công cụ. Hệ thống hiển thị màn hình cho phép thêm mới hợp đồng. Sau khi điền đầy đủ thông tin các trường, ấn nút <Lưu> trên màn hình để lưu lại thông tin vào hệ thống.

1.    TẠO LOẠI PHỤ CẤP

Tại màn hình, chọn Hồ sơ – Danh mục – Phụ cấp. Hệ thống sẽ hiển thị màn hình quản lý danh mục loại Phụ cấp.

Để thêm mới loại phụ cấp, chọn <Thêm> và nhập các thông tin cần thiết rồi chọn “Lưu” để hệ thống ghi nhận dữ liệu.

2.    THIẾT LẬP PHỤ CẤP NHÂN VIÊN 

Tại màn hình, chọn Hồ sơ – Thiết lập – Phụ cấp nhân viên, hệ thống sẽ hiển thị màn hình quản lý Phụ cấp cho nhân viên.

Chọn thêm mới và nhập các thông tin chi tiết về phụ cấp, về nhân sự được hưởng phụ cấp và chọn “Lưu”.

1.    NHẬP DỮ LIỆU BIẾN ĐỘNG BẢO HIỂM

- Biến động bảo hiểm ghi nhận sự biến động, kê khai tăng/giảm, thai sản… trong các tháng và là căn cứ để tính số tiền trích đóng của người lao động.
- Tại màn hình, chọn Bảo hiểm – Nghiệp vụ - Biến động bảo hiểm, hệ thống sẽ hiển thị màn hình tổng hợp dữ liệu biến động. 

Chọn thêm mới và nhập các dữ liệu cần thiết sau đó chọn “Lưu”.

2.    NHẬP THÔNG TIN BẢO HIỂM

Tại màn hình, chọn Bảo hiểm – Nghiệp vụ - Thông tin bảo hiểm, hệ thống sẽ hiển thị màn hình quản lý thông tin bảo hiểm của nhân sự.

Chọn thêm mới và nhập các thông tin cần thiết, sau đó chọn “Lưu” để lưu dữ liệu thông tin bảo hiểm của nhân viên.

Để cán bộ nhân viên có thể theo dõi bảng công, dữ liệu chấm công của mình hàng ngày thì bộ phận Nhân sự cần xếp ca làm việc cho nhân viên trước lần chấm công đầu tiên của mỗi tháng. Người dùng thực hiện các thao tác sau:

1.    TẠO KỲ CÔNG LƯƠNG

Tại màn hình, chọn Công – Danh mục – Kỳ công lương, hệ thống sẽ hiển thị danh mục các kỳ công lương.

Chọn thêm mới, nhập đầy đủ các thông tin và chọn <Lưu> để ghi nhận kỳ công lương.

Bạn có thể thiết lập ngày công chuẩn cho cả công ty hoặc thiết lập riêng cho từng phòng ban hoặc từng nhân viên.

2.    TẠO CA LÀM VIỆC 

Tại màn hình, chọn Công – Danh mục – Ca làm việc, hệ thống sẽ hiển thị màn hình quản lý các ca làm việc.

Chọn thêm mới, nhập các thông tin cần thiết, thiết lập lịch trình ca là lịch trình trong vòng 01 (một) tuần của ca làm việc đó và chọn lưu để hệ thống ghi nhận ca làm việc mới.

3.    XẾP CA LÀM VIỆC

Sau khi thiết lập ca làm việc và lịch trình ca làm việc, người dùng thực hiện xếp ca làm việc để gán ca cho nhân viên.
Tại màn hình, chọn Công – Nghiệp vụ - Xếp ca làm việc.

- Chọn <Thêm> để xếp ca, chọn kỳ công mà bạn muốn xếp ca, chọn ca làm việc sau đó chọn đối tượng “Phòng ban” nếu muốn xếp cho cả công ty hoặc phòng ban nào đó. Chọn “Nhân viên” nếu muốn xếp ca cho 1 hoặc 1 số cá nhân.
+ Nếu chọn đối tượng “Phòng ban” thì sau khi chọn, bạn di chuyển chuột sang bên trái bấm chọn vào ô vuông ở đầu Phòng ban hoặc chi nhánh hoặc công ty mà bạn muốn xếp ca sau đó chọn <Lưu>.
+ Nếu chọn đối tượng “Nhân viên” thì sau khi chọn, bạn di chuyển chuột xuống dưới bấm chọn vào ô vuông trước tên nhân viên mà bạn muốn xếp ca, sau đó chọn <Lưu> để hệ thống ghi nhận dữ liệu ca làm việc cho người lao động.

1.    BẢNG CÔNG

Để theo dõi bảng công, tại màn hình, chọn Công - Nghiệp vụ - Bảng công

Tại màn hình bảng công, chọn <Bảng công gốc>, chọn kỳ lương, nhấn <Tổng hợp> để tổng hợp dữ liệu chấm công.

Nếu muốn sửa thời gian chấm công, chọn kỳ lương, sau đó chọn thời gian muốn chỉnh sửa – chọn <Sửa> để điều chỉnh thời gian và chọn <Lưu>. Dữ liệu đã được sửa sẽ được bôi đỏ. Sau khi chỉnh sửa xong dữ liệu chấm công chọn <Tổng hợp> để tổng hợp lại dữ liệu chấm công.

Để sửa kiểu công, tại màn hình <Bảng xử lý dữ liệu công> chọn kỳ lương có ngày công cần chỉnh sửa sau đó chọn ngày muốn chỉnh sửa, chọn <Sửa> để điều chỉnh kiểu công và chọn <Lưu> để hệ thống cập nhật dữ liệu. 

Đế chốt bảng công của tháng, tại màn hình <Bảng tổng hợp công> - Chọn kỳ lương muốn tổng hợp rồi nhấn nút <Tổng hợp>. Sau đó thực hiện nhấn vào nút <Khóa> trên màn hình để khóa bảng công.

2.    THIẾT LẬP CÔNG THỨC TÍNH CÔNG 

Tại màn hình, chọn Công – Thiết lập – Công thức tính công. Hệ thống hiển thị màn hình danh sách các công thức tính công. Người dùng có thể thay đổi, chỉnh sửa để thiết lập công thức tính công.

Chọn Kiểu công muốn thiết lập công thức ở phía bên trái, kéo các phần tử để thiết lập công thức ở phía bên phải thả vào ô giữa rồi thêm các ký tự “+ (cộng); - (trừ); x (nhân); / (chia)” để thiết lập công thức.

Sau khi thiết lập xong mỗi công thức, người dùng ấn nút <Lưu> trên màn hình để lưu công thức vừa thiết lập.

Phân hệ <Lương> quản lý các thông tin của nghiệp vụ Tiền Lương, cung cấp các thông tin thống kê về lương thực tế của toàn doanh nghiệp. 
Để quản lý phân hệ lương, người dùng thực hiện các bước như sau:

1. TẠO BẢNG LƯƠNG

Tại màn hình, chọn Hồ sơ, chọn Danh mục, sau đó chọn Bảng lương

Tại màn hình danh sách bảng lương, ấn nút <Thêm>, hệ thống hiển thị màn hình cho phép tạo mới bảng lương. 

Sau khi nhập đầy đủ thông tin các trường, ấn nút <Lưu> trên màn hình, hệ thống thực hiện lưu dữ liệu và hiển thị ngoài màn hình danh sách.

2. KHAI BÁO PHẦN TỬ LƯƠNG 

Phần tử lương là các phần tử cấu tạo nên Bảng lương. Để tạo Phần tử lương, Tại màn hình, nhấn vào mục Lương, chọn Danh mục, sau đó chọn Phần tử lương, hệ thống sẽ hiển thị danh mục các Phần tử lương.

Tại màn hình Phần tử lương, nhấn nút <Thêm>, hệ thống hiển thị màn hình cho phép người dùng tạo mới phần tử lương.
- Nhập thông tin thêm mới Phần tử lương
- Sau khi nhập đầy đủ thông tin các trường cần thiết người dùng nhấn nút <Lưu>, hệ thống thông báo: “Cập nhật thành công”, tất cả thông tin vừa thêm mới sẽ được lưu vào hệ thống

3. THÔNG TIN KẾT CẤU BẢNG LƯƠNG 

Tại phần Thông tin kết cấu bảng lương, người dùng sẽ thiết lập Phần tử lương nào hiển thị trong bảng lương, phần tử lương nào cần thiết lập công thức hoặc Phần tử lương nào có thể import dữ liệu.
Trên màn hình, chọn Lương - Danh mục - Thông tin kết cấu bảng lương.

Tại màn hình danh sách kết cấu bảng lương, chọn bảng lương muốn thiết lập kết cấu, nhấn nút <Thêm>, hệ thống hiển thị màn hình cho phép người dùng tạo mới kết cấu bảng lương. Sau khi nhập đầy đủ các trường thông tin cần thiết, tích chọn “Hiển thị trong bảng lương” hoặc “Thiết lập công thức” hoặc “Dữ liệuImport” rồi nhấn nút <Lưu> để lưu dữ liệu vào hệ thống

4. THIẾT LẬP CÔNG THỨC TÍNH LƯƠNG

Để thiết lập công thức tính lương, tại màn hình, chọn Lương - Thiết lập - Công thức tính lương.

Hệ thống hiển thị danh sách các bảng lương đã tạo, chọn bảng lương muốn thiết lập công thức. Hệ thống hiển thị màn hình cho phép người dùng tự thiết lập công thức tính lương.

Tại đây, nhấn chọn phần tử lương cần thiết lập công thức ở phía bên trái, kéo các Phần tử lương thuộc thành phần công thức ở thanh bên phải thả vào ô giữa và thêm các ký hiệu “+ (cộng); - (trừ); x (nhân); / (chia)” để thiết lập công thức.
Sau khi thiết lập xong mỗi công thức, người dùng ấn nút <Lưu> trên màn hình để lưu công thức vừa thiết lập.
Để di chuyển vị trí và sắp xếp thứ tự các phần tử lương sẽ xuất hiện trong bảng lương, di chuyển chuột đến đầu phần tử lương muốn thay đổi vị trí, vừa nhấn chuột vừa kéo phần tử lương và thả vào vị trí muốn sắp xếp.

5. TÍNH LƯƠNG 

Tại màn hình chọn Lương- Nghiệp vụ- Tính lương

Lựa chọn kỳ lương, bảng lương muốn tính lương rồi nhấn chọn “Tính lương”.

6. IMPORT LƯƠNG

Đối với một số trường hợp đặc biệt, cần tính toán số liệu ngoài phần mềm rồi import số liệu lên phần mềm, người dùng có thể sử dụng tính năng Import lương.
Chọn <Lương> - <Nghiệp vụ> - <Import Lương>

Tại màn hình, chọn <Mẫu file Import> để tải file excel mẫu, nhập các số liệu cần import vào file vừa tải về sau đó chọn <Nhập file> để cập nhật dữ liệu lên phần mềm.

Để tính lương KPI, người dùng thực hiện các bước thao tác sau: 

1.    TẠO NHÓM PHẦN TỬ KPI 

Tại màn hình, chọn Lương – Danh mục – Nhóm phần tử KPI. Hệ thống hiển thị màn hình quản lý Danh sách các nhóm phần tử KPI. Để thêm mới nhóm Phần tử KPI, chọn <Thêm> tại góc phải màn hình, nhập đầy đủ các trường thông tin cần thiết rồi chọn <Lưu> để lưu dữ liệu vào hệ thống.

2.    TẠO PHẦN TỬ KPI 

Tại màn hình, chọn Lương – Danh mục – Phần tử KPI. Hệ thống hiển thị màn hình quản lý Danh sách các phần tử KPI. 

Để thêm mới Phần tử KPI, chọn <Thêm> tại góc phải màn hình, nhập đầy đủ các trường thông tin cần thiết và tích chọn “Thiết lập công thức” hoặc “Import số liệu” rồi chọn <Lưu> để lưu dữ liệu vào hệ thống.

3.    THIẾT LẬP CÔNG THỨC KPI

Để thiết lập công thức tính lương KPI, tại màn hình, chọn Lương - Thiết lập - Công thức KPI. Hệ thống hiển thị màn hình cho phép người dùng tự thiết lập công thức tính lương KPI.

Tại đây, click chọn phần tử lương cần thiết lập công thức ở phía bên trái, kéo các Phần tử lương thuộc thành phần công thức ở thanh bên phải thả vào ô giữa và thêm các ký hiệu “+ (cộng); - (trừ); x (nhân); / (chia)” để thiết lập công thức.
Sau khi thiết lập xong mỗi công thức, người dùng ấn nút <Lưu> trên màn hình để lưu công thức vừa thiết lập

Để di chuyển vị trí và sắp xếp thứ tự các phần tử lương sẽ xuất hiện trong bảng lương, di chuyển chuột đến phần tử lương muốn thay đổi vị trí, vừa nhấn chuột vừa kéo phần tử lương và thả vào vị trí muốn sắp xếp.

4.    THIẾT LẬP KPI THEO CHỨC VỤ 

Mục đích của việc Thiết lập KPI theo chức vụ là để biết mỗi vị trí công việc sẽ gắn với những loại KPI nào. Để thiết lập KPI theo chức vụ, tại màn hình, chọn Lương – Thiết lập – Thiết lập KPI theo chức vụ, hệ thống hiển thị màn hình danh sách các chức vụ và các phần tử KPI được gán tương ứng với từng chức vụ. 

Chọn <Thêm> ở góc phải màn hình, chọn chức vụ muốn gán KPI và chọn các KPI muốn gán cho chức vụ đó, chọn <Lưu> để lưu lại thông tin.

5.    TÍNH LƯƠNG KPI 

Tại màn hình, chọn Lương – Nghiệp vụ - Tính lương KPI. Hệ thống hiển thị màn hình tính lương KPI.

Nhấn chọn <Mẫu file Import> để tải file excel mẫu, nhập các số liệu cần import và lưu vào file excel vừa tải về. Tại màn hình Tính lương KPI, chọn <Nhập file> để nhập dữ liệu. Sau khi dữ liệu đã được chuyển đổi từ file excel lên Phần mềm, nhấn chọn <Tính lương>. 

1.    TẠO NHÓM TÀI KHOẢN 

Tại màn hình, chọn Hệ thống - Nhóm tài khoản, hệ thống hiển thị màn hình quản lý danh sách các nhóm tài khoản. 

Để thêm mới nhóm tài khoản, chọn <Thêm> rồi nhập đầy đủ các thông tin cần thiết tại màn hình thêm mới, sau đó chọn <Lưu> để ghi nhận dữ liệu vào hệ thống.

2.    TẠO TÀI KHOẢN 

Tại màn hình, chọn Hệ thống - Tài khoản, hệ thống hiển thị màn hình quản lý danh sách các tài khoản. 

Để thêm mới tài khoản, chọn <Thêm> rồi nhập đầy đủ các thông tin cần thiết tại màn hình thêm mới, tích chọn ô vuông “Cho phép đăng nhập Portal” để tài khoản có thể đăng nhập trên app điện thoại, hoặc tích chọn ô vuông “Cho phép đăng nhập Web app” để tài khoản có thể thao tác trên web, sau đó chọn <Lưu> để ghi nhận dữ liệu vào hệ thống.

Để tạo tài khoản cho nhiều nhân viên cùng một lúc, người dùng có thể sử dụng tính năng Import. Tại màn hình quản lý tài khoản, chọn <Mẫu file Import> để tải file excel mẫu về, nhập đầy đủ các thông tin cần thiết theo đúng định dạng file mẫu vừa tải về, sau đó lưu lại thông tin rồi nhập file vào phần mềm.

1.    PHÂN QUYỀN NHÓM TÀI KHOẢN 

Để phân quyền cho từng nhóm tài khoản, tại màn hình, chọn Hệ thống – Phân quyền Nhóm tài khoản, hệ thống sẽ hiển thị màn hình các chức năng. 

Nhấn chọn Nhóm tài khoản muốn phân quyền phía bên trái, tại màn hình Phân quyền chức năng tích chọn những chức năng mà muốn phân quyền cho nhóm tài khoản đó có thể thực hiện thao tác. 

Tại màn hình Phân quyền Sơ đồ tổ chức, tích chọn Phòng/ban/đơn vị mà tài khoản đó có thể xem được dữ liệu.

2.    PHÂN QUYỀN TÀI KHOẢN 

Để phân quyền cho từng tài khoản, tại màn hình, chọn Hệ thống – Phân quyền Tài khoản, hệ thống sẽ hiển thị màn hình các chức năng. 

Nhấn chọn Tài khoản muốn phân quyền phía bên trái, tại màn hình Phân quyền chức năng tích chọn những chức năng mà muốn phân quyền cho tài khoản đó. 

Tại màn hình Phân quyền Sơ đồ tổ chức, tích chọn Phòng/ban/đơn vị mà tài khoản đó có thể xem được dữ liệu.

Tại màn hình chọn Hệ thống - Thiết lập mẫu báo cáo. Hệ thống sẽ hiển thị màn hình cho phép thiết lập các biểu mẫu hợp đồng, quyết định, bảng công, bảng lương…..

Nhấn chọn vào mũi tên trước phần Hợp đồng/Quyết định… chọn loại Hợp đồng/ Quyết định muốn thiết lập biểu mẫu, thiết lập mẫu tương ứng, kéo các trường thông tin cần thể hiện trong biểu mẫu ở phía bên phải thả vào vị trí tương ứng của biểu mẫu rồi chọn Lưu.

Thiết lập giấy tờ theo chức vụ giúp thuận tiện trong việc quản lý hồ sơ nhân viên, để biết mỗi vị trí cần phải có những loại giấy tờ nào và tình trạng tiến độ nộp của nhân viên.

Chọn <Hồ sơ>  - <Thiết lập> - <Giẩy tờ theo chức vụ>, hệ thống sẽ hiển thị màn hình danh sách các chức vụ.

Chọn chức vụ muốn thiết lập các giấy tờ yêu cầu, chọn <Thêm>, hệ thống cho phép lựa chọn các giấy tờ cần thiết lập cho chức vụ đó, tích chọn rồi chọn <Lưu> để hệ thống ghi nhận dữ liệu.

Thiết lập địa điểm chấm công thông qua việc cài đặt tọa độ GPS nhằm mục đích để Người lao động khi đến đúng địa điểm đã được thiếp lập, trong bán kính cho phép thì mới có thể chấm công thành công và được ghi nhận công.

Bước 1: Truy cập Phần mềm Quản trị nhân sự Core. Tại phần “Hệ thống” chọn “Thiết lập địa điểm chấm công”, hệ thống hiển thị màn hình quản lý các địa điểm chấm công.

Nếu muốn thêm mới địa điểm chấm công, chọn <Thêm> ở góc bên phải màn hình.
Nếu muốn thay đổi, chỉnh sửa thông tin tại địa điểm chấm công đã thiết lập trước đó thì tích chọn địa điểm cần chỉnh sửa -> chọn “Sửa” tại góc phải màn hình.

Bước 2: Để tìm tọa độ vị trí cần thiết lập địa điểm chấm công, các bạn sử dụng Google Map để tìm kiếm thông tin.
Ví dụ: 313 Trường Chinh, Thanh Xuân, Hà Nội

Bước 3: Xác định đúng vị trí cần thiết lập địa điểm chấm công, nhấn chuột phải để hệ thống hiển thị tọa độ vị trí, bao gồm Lat (Vĩ độ) và Long (Kinh độ).

Bước 4: Điền đầy đủ thông tin Tên địa điểm, Kinh độ, Vĩ độ (vừa lấy thông tin từ Google Map), bán kính cho phép chấm công (đơn vị tính là mét) sau đó chọn <Lưu> để hệ thống ghi nhận dữ liệu. 
Sau khi hệ thống ghi nhận dữ liệu thì chỉ khi Người lao động đến đúng địa chỉ có tọa độ đã được thiết lập, trong bán kính cho phép thì mới có thể chấm công thành công và được ghi nhận công.
 

ĐĂNG NHẬP APP

B1: Tải và cài đặt Ứng dụng Core trên CH Play đối với điện thoại hệ điều hành Androi hoặc trên App store đối với hệ điều hành IOS.
Link Androi: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.corevn
Link IOS: https://apps.apple.com/vn/app/core/id1628949865?l=vi

B2: Mở app và chọn “Đăng nhập”.  

B3: Điền thông tin đăng nhập (Mã đăng nhập, tài khoản, mật khẩu), sau đó chọn “Đăng nhập”.

*Lưu ý: Khi App yêu cầu cho phép truy cập vị trí, camera, micro… người dùng cần chấp nhận “Cho phép” tất cả.
 

ĐỔI MẬT KHẨU

B1: Chọn biểu tượng “Cá nhân”                                                                                                    

B2: Chọn “Cài đặt” 

B3: Chọn “Đổi mật khẩu”     

B4: Nhập các thông tin mật khẩu cũ và mật khẩu mới rồi chọn xác nhận để thay đổi mật khẩu.       

TRA CỨU HỒ SƠ THÔNG TIN CÁ NHÂN

B1. Sau khi đăng nhập, chọn biểu tượng “Cá nhân” ở góc dưới bên phải màn hình.    

B2. Chọn mục “Hồ sơ cá nhân”

B3: Chọn mục thông tin muốn tra cứu để theo dõi thông tin chi tiết

TỔNG QUAN VỀ NHÂN SỰ

Quản lý nhân sự là các công tác quản lý, khai thác, sử dụng nguồn lao động của một doanh nghiệp, tổ chức một cách hiệu quả và hợp lý. Quản lý nhân sự chưa bao giờ là công việc dễ dàng cho những người làm công tác quản lý bởi sự phức tạp cũng như sự ảnh hưởng to lớn của nó đến sự phát triển doanh nghiệp.

Bạn có đang mất nhiều thời gian, công sức cho việc quản lý và tìm kiếm hồ sơ của nhân viên? Không những thế mỗi ngày bạn phải tiếp nhận hàng loạt hồ sơ cần xử lý. Vậy làm thế nào để giải quyết cùng lúc những vấn đề này? Đừng lo lắng khi giờ đây đã có Core – phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự tự động, là giải pháp quản dữ liệu hiệu quả trong thời công nghệ số 4.0.

Core giúp nhân sự có thể lưu trữ, quản lý thông tin của nhân viên một cách khoa học, dễ dàng tìm kiếm và tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc:

Quản lý toàn diện thông tin nhân sự từ ngày làm việc cho đến khi nghỉ việc: Với phần mềm quản lý nhân sự, bạn có thể dễ dàng quản lý hàng trăm, hàng nghìn nhân sự theo phòng ban, quản lý tình trạng hợp đồng, quá trình công tác – chức vụ, diễn biến lương, phép năm, khen thưởng, kỷ luật,… Quản lý gia hạn và in hợp đồng hàng loạt: giúp nhân sự có thể quản lý và thống kê được các hợp đồng sắp hết hạn, hoặc đến hạn ký hợp đồng tiếp theo. Phần mềm cho phép tạo hợp đồng mới và in hợp đồng hàng loạt cho nhiều người cùng 1 lúc dễ dàng.

Quản lý đăng ký các chế độ xin nghỉ: Cho phép người lao động đăng ký các chế độ nghỉ phép, nghỉ ốm, thai sản… và đăng ký chế độ đi làm ưu tiên như: con nhỏ, việc đặc biệt… Từ đó, nhân sự có thể kết nối trực tiếp đến phân hệ quản lý chấm công để có thể quản lý thông tin ra vào của lao động theo từng ngày.

Quản lý thông tin phép năm: Thống kê chi tiết số phép được hưởng, số phép đã sử dụng, số phép còn lại của nhân viên…. Ngoài ra, phần mềm còn có tính năng hủy phép tồn, tính lại phép năm trước và thanh lý phép năm đảm bảo quyền lợi cho người lao động.

CHẤM CÔNG 

Để hệ thống ghi nhận công, các bạn cần thực hiện chấm công qua app. Có 2 cách chấm công như sau:

Cách 1: Chấm công bằng quét mã QR, điện thoại cần kết nối wifi và cho phép truy cập vị trí (bật định vị GPS)

B1: Chọn biểu tượng Chấm công    

B2: Đưa màn hình hướng vào mã QR chấm công.
 

B3:  Sau khi quét mã QR chấm công, màn hình sẽ hiển thị “Điểm danh thành công” 

Trong Trường hợp Quét sai mã QR: Phần mềm sẽ không ghi nhận và báo “Mã QR không tồn tại”. Bạn cần quét đúng mã QR chấm công của công ty/ Phòng ban của mình.

Trường hợp có thông báo “Đăng ký thất bại” hoặc không có thông báo khi quét mã QR, bạn hãy:
1.    Kiểm tra xem điện thoại của bạn đã kết nối wifi công ty thiết lập để chấm công chưa, nếu chưa thì cần kết nối wifi sau đó chấm công lại.
2.    Nếu điện thoại đã kết nối wifi mà vẫn có báo “Đăng ký thất bại”, bạn hãy kiểm tra xem điện thoại đã bật định vị GPS chưa. Nếu chưa thì hãy bật định vị GPS, cho phép truy cập vị trí và chấm công lại.
3.    Nếu vẫn có thông báo “Đăng ký thất bại”, hãy báo lại với bộ phận Nhân sự.   
 

Cách 2: Chấm công định vị GPS
B1: Lựa chọn biểu tượng mã chấm công     

B2: Đưa màn hình trước khuôn mặt, chọn chụp để thực hiện chấm công
 

Màn hình sẽ hiển thị thông báo “Điểm danh thành công”.
Trường hợp có thông báo “Ngoài khu vực chấm công”, bạn hãy:
1.    Di chuyển vào khu vực đã được thiết lập địa điểm chấm công và chụp ảnh chấm công.
2.    Nếu đã ở trong khu vực được thiết lập bán kính chấm công, mở google map để kiểm tra định vị điện thoại có đang định vị đúng vị trí không. Nếu không đúng thì tắt định vị đi rồi bật lại.
3.    Nếu vẫn không chấm được công, hãy báo lại với Bộ phận Nhân sự.
 

ĐĂNG KÝ NGHỈ, ĐI MUỘN/ VỀ SỚM, OT

Khi muốn đăng ký nghỉ, đi muộn/ về sớm hoặc đăng ký OT. Bạn cần thực hiện các bước như sau:
B1: Lựa chọn biểu tượng “Đăng ký”

B2: Lựa chọn loại đăng ký: 
- Chọn “Đăng ký nghỉ” khi đăng ký nghỉ, công tác, đào tạo, hội thảo…
- Chọn “Đăng ký đi muộn về sớm” khi muốn đăng ký đi muộn/ về sớm”
- Chọn “Đăng ký” OT khi tăng ca, làm thêm giờ.
- Chọn “Lịch sử đăng ký” khi muốn tra cứu/ xem lại các đăng ký trước đây.

B3: Đăng ký nghỉ, đi muộn/về sớm, OT
Tại màn hình “Đăng ký nghỉ” nhập thông tin đăng ký nghỉ, chọn “Đăng ký”

Tại màn hình “Đăng ký đi muộn, về sớm” nhập thông tin đi muộn về sớm, chọn “Đăng ký”

Tại màn hình “Đăng ký OT” nhập thông tin đăng ký OT, chọn “Đăng ký”

B4: Sau khi đăng ký nghỉ/ đi muộn, về sớm/ OT các đơn đăng ký sẽ được gửi đến cấp quản lý. Các bạn sẽ nhận được thông báo sau khi quản lý phê duyệt/từ chối đơn đăng ký. Có thể chọn lịch sử đăng ký để theo dõi những đăng ký trước đó.

PHÊ DUYỆT

Chức năng phê duyệt dành cho quản lý các đơn vị phê duyệt đơn đăng ký nghỉ/ đi muộn, về sớm/OT… của nhân viên thuộc quyền quản lý của mình. Để phê duyệt các đơn đăng ký, cần thực hiện các bước sau:
 

B1: Lựa chọn biểu tượng “Phê duyệt”

B2: Chọn Loại phê duyệt (Phê duyệt nghỉ, đi muộn/về sớm, OT)

B3: Lựa chọn đơn cần phê duyệt

B4: Thực hiện “Duyệt” hoặc “Từ chối”. Sau khi quản lý phê duyệt/Từ chối sẽ có thông báo gửi đến app của nhân viên.

THEO DÕI BẢNG CÔNG

B1: Lựa chọn biểu tượng “Bảng công”.

B2: Chọn năm, chọn tháng muốn theo dõi bảng công.

Màn hình hiển thị Bảng công chi tiết của kỳ công lương đã chọn.

THEO DÕI PHIẾU LƯƠNG

Sau khi bộ phận Nhân sự chốt bảng lương hàng tháng. Bạn có thể theo dõi phiếu lương theo các bước như sau:

B1: Lựa chọn biểu tượng “Phiếu lương”

B2: Lựa chọn “Năm” và “Tháng” cần xem phiếu lương

KHẢO SÁT

Để bình chọn các cuộc Khảo sát công ty đang thực hiện. Bạn cần thực hiện các bước như sau:

B1: Chọn biểu tượng “Khảo sát”

B2: Chọn khảo sát cần bình chọn, chọn đáp án bạn muốn bình chọn và chọn “Bình chọn”

DANH BẠ 

Phần Danh bạ giúp cán bộ nhân viên có thể xem được thông tin liên hệ của các nhân viên khác trong công ty giúp thuận tiện trong quá trình liên hệ trao đổi công việc. 

Bước 1: Chọn biểu tượng “Danh bạ”

Bước 2: Chọn tìm kiếm để tra cứu thông tin của nhân sự bạn muốn tìm.

ĐẶT PHÒNG HỌP

B1: Chọn mục “Phòng họp"

B2: Chọn phòng họp muốn đặt lịch trong danh sách phòng họp đã thiết lập.

B3: Điền các thông tin để đặt lịch sử dụng phòng họp mong muốn